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一、概念
文秘人員是一種社會從屬性、服務性職業。秘書是領導同外界接觸交往的重要渠道,除了領導人本人直接收集的信息而外,一個單位的文件、電話、傳真、報表等信息,都是先由秘書收發登記處理的。所以文書工作、信息工作、接待工作等成為秘書職業的經常性基礎工作。在一定情況下,秘書還可能被授權代表領導人處理某些事務,秘書部門的負責人或個別秘書常常起著領導的“代言人”、“代理人”、接近行政助理的作用。領導工作的全面性,決定了輔助、服務于領導人工作的秘書職業,也就必然帶有強烈的全面性,它不同于任何專門職能部門,不會長期拘限于某項專門性的業務工作, 但秘書必須全面綜合各種信息,是領導的全方位助手。因此,任何部門或任何部門領導如果缺少秘書職業或者秘書工作的支撐,領導人將很難準確掌握信息,密切聯系群眾,進而很難進行科學有效的領導。
隨著信息社會、網絡社會的高速發展,社會的分工愈加細化,各領域、各行業的管理工作中的決策活動和輔助性活動相分離,為領導決策及實施提供服務的文秘人員,在各個工作領域中就起到十分重要的作用。社會究竟需要什么樣的文秘人才?文秘人才又應具備哪些素質、職業能力?由于高校的不斷擴招大學生已經不是以前的搶手貨,而是隨處可見的待業人員。對于文秘專業的學生而言就業壓力是不言可喻的,因為很多其他專業的女學生未必都是從事與專業對口的行業相反的是從事文秘方面的文職類工作,若再加上一些其他或有或無的狀況時時出現,這對文秘專業的學生的沖擊力加大成了一種必然,因此對于文秘專業社會需求情況調查顯得非常有必要。
二、社會對文秘專業人才的需求情況
國家機關、事業單位、全民所有制單位的文秘人員需求量在逐步遞減,而外資企業、民辦企業的文秘人員需求量在逐步遞增。大型單位分工較細,文秘人員的需求量大,多以行政秘書工作為主,有專職文員、專職檔案員、人事文員等,職責比較單一中小型單位的文秘人員需求量小,一般出任文秘人員實際上是一種“綜合秘書”,也稱為“辦公室文員”,身兼多職,通過與從事此行業的人訪談所知,通常要照顧到最基本的日常工作,即收發文件、接待來訪客人、人員考勤等方面。需要提到的一點是由于國際貿易的日益發展,不難發現外企也需要用到文秘人員,但對于英語更加偏重,至少也要能用日常英語與人溝通即有CET—4以上的英語能力,職位多以外貿跟單為主。雖然中小型單位對文秘人員需求量,但中小型單位的數量呈增長趨勢,所以中小型單位的綜合文秘人員的需求量總的來說是增長的。而且在經濟、法律、醫務方面也需要增加文秘人員來協助管理工作�，F階段主要是以“綜合秘書”(辦公室文員)以及總裁助理為崗位群體�！稗k公室文員”隊伍迅速壯大,“商務秘書”逐漸增多,同時,每個職業崗位群所對應的職業崗位變化也很大,不斷有新興的崗位誕生。由此可見,秘書的社會需求是相當大的。
三、用人單位對文秘人員的技能要求
用人單位認為好的秘書人員必須要有好的職業道德與素質中,包括隨機應變,任勞任怨,服從領導,當好參謀,善于合作,嚴于律己,實事求是,勇于創新,甘于奉獻,恪守信用,嚴守機密,遵紀守法,廉潔奉公。由此可見,大部分企事業單位最為看重的是秘書本人的靈活程度與努力程度。而認為文秘專業應拓展的知識與能力如下:公文寫作能力,辦公自動化設備操作能力,人際商務溝通技巧,人力資源管理,演講與口才,電子文件管理,書法。根據不同行業的要求要懂得本行業的專業知識背景、辦公室事務管理知識、應變能力、商務知識、法律知識。由此看出,現在社會上對文秘的人際溝通協調能力,口頭、筆頭的表達能力都有了很高的要求。
除此之外,各單位還希望文秘具備業務背景,如生產部秘書職位要求化工或理工科背景;涉外秘書職位要求至少要有英語四級級證書級口語良好能進行基本的交流;公關部門秘書職位要求具備公共關系管理的基礎知識和一定的實踐經驗等。不難發現具備以上相關崗位條件的會優先錄用。在新形勢下,文秘人員的關鍵能力應更全面,從業能力應更細致,關鍵能力和從業能力所共同表現出的綜合職業能力應更強。
四、 文秘人員的職業發展前景
通過調研,我們發現從事秘書工作年限的,3個月以下的占14.5%,1年以下的占18.6%,1—3年占40.3%,3—5年的占14.1%,5—10年的占6.7%,10年以上的占5.8%。隨著企事業單位用人機制改革的深化,從業文秘人員在一個單位的一個崗位上干一輩子的可能性越來越小,升遷或轉職機會多,一般在3—5年后會得到晉級的機會。
行政主管是文秘人員未來的主要職業發展方向。文秘人員因工作接觸到單位業務的各個方面,在職業轉換,特別是單位內部換崗晉升具有很好的優勢,換崗晉升的可能依次是行政主管、經理助理、人力資源經理、部門經理、秘書(初級、中級、高級)、市場部主管、公關部主管、財務管理人員。
不要覺得做文秘人員很困惑,發展空間狹小,只要努力學習充電或深造,具有較強的工作能力,自然會得到晉升的機會。所以高職高專院校的文秘專業畢業生應該不僅具有勝任工作的能力,而且應該具有不斷更新知識和技能的能力。社會需要的是復合型人才,秘書職業所需要的是通才+管理人才十創新意識。秘書是一個富于挑戰的職業,必須努力攀爬,才能到達目標。作為文秘人員,要想在人群中脫穎而出,出類拔萃,就必須放棄保守被動的心理,而應積極進取,迎接一切挑戰。
五、工作內容多數為瑣碎的事務性工作
繁、雜、忙、累四個字就是對文秘人員工作特點的最適當形容。
此次調研,我們發現文秘人員的工作是辛苦的,每天都是些平凡、瑣碎、細微的事務性工作,不止是打印文件,整理資料。將近20%的文秘人員成為管理助手,從事文字檔案管理、行政后勤管理、協助經營管理、組織協調公司會務、公關與政府關系和公務差旅等。許多臨時性工作隨經理主管們的日程安排變化而變化,經常加班沒有規律,需要不斷熟悉掌握公司各部門業務,收集、處理各種信息。還要在復雜而且繁瑣,看似一些枯燥乏味、雞毛蒜皮的小寡情之間,處理協調上下級和各部門關系,做到萬無一失。在很多情況下,文秘的工作是事無巨細的。
文秘人員社會需求量很大,大多數文秘人員在從事文秘工作3一5年后會轉換崗位或得到晉升,但并不表示文秘是吃青春飯的職業。雖然在中、初級文秘人員中女性占絕大多數,但也不表示文秘是“花瓶職業”。做到五六十歲退休的女秘書大有人在,比爾蓋茨的秘書就是一位很老練成熟的秘書,可以把比爾蓋茨的日程安排設計到分和秒。在西方國家很多年長資深的秘書他們會更加受青睞,因為她/他們的自身的素質,以及對企業文化的認同度都造成了她/他們在職業生涯中的游刃有余。這也是高級秘書和初級文員的區別,也是文秘職業縱向發展的方向。 文秘人員在日常工作中接觸到人事、財務、專業業務的機會比較廣泛,對各方面技能要求很高,只有具備較強的文字與語言表達能力、綜合協調合作能力和邏輯思維與分析能力,富有經驗的文秘人員才是在我們社會急需的復合性人才。社會對文秘人員的需求情況決定了文秘職業是一個充滿活力和挑戰性的職業,也是一個具有廣闊發展前景的職業
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